Secretarieel Medewerker / Office Manager – Alkmaar

Vacature: Secretarieel Medewerker / Office Manager

24 – 32 uur | Regio Alkmaar

Over de organisatie

Onze opdrachtgever is een ondernemende en groeiende vastgoedorganisatie gevestigd in Alkmaar. De organisatie richt zich op de ontwikkeling, exploitatie en het beheer van commercieel en residentieel vastgoed. Veel projecten worden ontwikkeld voor de eigen vastgoedportefeuille, waardoor kwaliteit en een langetermijnvisie centraal staan.

Binnen de organisatie zijn de lijnen kort en heerst een nuchtere en professionele werksfeer. Vanuit het kantoor in Alkmaar wordt dagelijks gewerkt aan verschillende vastgoedprojecten en het beheer van de bestaande portefeuille.

Voor het kantoor zijn wij op zoek naar een ervaren en zelfstandige Secretarieel Medewerker / Office Manager. Jij zorgt ervoor dat het kantoor organisatorisch goed draait en ondersteunt collega’s bij uiteenlopende secretariële, administratieve en facilitaire werkzaamheden.

Wat ga je doen?

In deze functie ben jij een belangrijke spil binnen het kantoor. Je houdt overzicht, zorgt dat praktische en organisatorische zaken goed geregeld zijn en ondersteunt collega’s waar nodig.

De bezoekersontvangst en telefoon maken onderdeel uit van jouw werkzaamheden, maar de functie gaat verder dan alleen front office. Jij weet wat er nodig is om een kantoor en secretariaat soepel te laten verlopen en pakt werkzaamheden zelfstandig op.

Je schakelt makkelijk tussen verschillende werkzaamheden en vindt het prettig om veel verantwoordelijkheid te hebben binnen jouw eigen takenpakket.

Jouw verantwoordelijkheden:

1. Verzorgen van de dagelijkse secretariële en administratieve ondersteuning;
2. Bewaken en organiseren van de dagelijkse gang van zaken op kantoor;
3. Beheren van agenda’s en inplannen van afspraken;
4. Voorbereiden en organiseren van vergaderingen en afspraken;
5. Beheren van de algemene mailbox en binnenkomende correspondentie;
6. Beantwoorden en doorverbinden van telefoongesprekken;
7. Ontvangen van bezoekers en zakelijke relaties;
8. Verwerken en verdelen van inkomende en uitgaande post;
9. Bestellen van kantoorartikelen en verzorgen van facilitaire zaken;
10. Onderhouden van contact met leveranciers en externe partijen;
11. Ondersteunen van collega’s bij uiteenlopende organisatorische werkzaamheden;
12. Signaleren wanneer werkzaamheden of praktische zaken opgepakt moeten worden en hier zelfstandig actie op ondernemen.
     

Jouw profiel

Voor deze functie zoeken wij iemand die al ervaring heeft binnen een secretariaat, als office manager of in een vergelijkbare ondersteunende kantoorfunctie.

Je bent gewend om zelfstandig te werken en begrijpt wat er nodig is om de dagelijkse organisatie van een kantoor goed te laten verlopen. Je wacht niet af tot werkzaamheden worden toegewezen, maar ziet zelf wat er moet gebeuren.

Daarnaast beschik je over:

1. MBO werk- en denkniveau;
2. Relevante werkervaring binnen een secretariaat, office management of een vergelijkbare kantooromgeving;
3. Ervaring met het organiseren en coördineren van verschillende werkzaamheden;
4. Goede beheersing van de Nederlandse taal;
5. Goede communicatieve en administratieve vaardigheden;
6. Goede kennis van Microsoft Office;
7. Een zelfstandige, nauwkeurige en georganiseerde manier van werken;
8. Een representatieve en professionele uitstraling;
9. Een proactieve en praktische instelling.
    

Wat kun je verwachten?

Je komt terecht bij een professionele vastgoedorganisatie met een informele en nuchtere werksfeer. Je krijgt een zelfstandige en veelzijdige functie waarin je veel verantwoordelijkheid krijgt voor de dagelijkse organisatie van het kantoor.

Je kunt rekenen op:

1. Een functie voor 24 tot 32 uur per week;
2. Marktconform salaris
3. 30 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband;
4. 8% vakantiegeld;
5. Een goede pensioenregeling waarbij geen eigen bijdrage van toepassing is;
6. Reiskostenvergoeding conform de fiscale regels van de Belastingdienst;
7. Bij reizen met het openbaar vervoer worden de werkelijke reiskosten vergoed;
8. Een vaste werkplek op kantoor in Alkmaar;
9. Een zelfstandige functie met veel afwisseling en verantwoordelijkheid;
10. Een professionele en informele werkomgeving.
     

Reageren

Heb jij ervaring binnen een secretariaat of als office manager en vind je het leuk om ervoor te zorgen dat alles op kantoor goed geregeld is? Dan komen wij graag met je in contact.

Ben jij klaar voor deze verantwoordelijke en veelzijdige functie? Neem dan contact op met Diederik Strack via diederik@ballotenco.nl of bel naar 06 10 57 80 68.